Ein Anforderungsprofil für Ihre Finance-Position erstellen

Beginnen Sie mit der Arbeit, die erledigt werden muss. Der Stellentitel folgt daraus. Die sieben Schritte unten führen Sie dorthin, am Ende steht eine Checkliste für das erste Gespräch. Wie die Suche danach abläuft, beschreibt die Seite Personalvermittlung für Finance und Rechnungswesen.

Warum wird die Position gebraucht?

Der Anlass der Suche bestimmt die Einarbeitung und die Erwartungen an die Person. Geht es um eine Nachfolge, einen wachsenden Aufgabenbereich oder eine neue Funktion?

Bei einer Nachfolge lohnt der Blick darauf, welche bisherigen Aufgaben weiter gebraucht werden. Bei einer neuen Funktion muss klar sein, welche Entscheidungen sie künftig treffen darf und welche Aufgaben bei anderen Stellen bleiben.

Zum Ausfüllen: Die Position wird benötigt, weil …

Aufgaben statt Titel: Was soll die Person tun?

Der Titel sagt wenig, die Aufgaben zählen. Notieren Sie zuerst die wiederkehrenden Aufgaben und ergänzen Sie besondere Anforderungen wie Abschlussphasen, Planung oder die Betreuung zusätzlicher Gesellschaften.

Formulieren Sie so konkret wie möglich. „Mitarbeit im Rechnungswesen“ sagt kaum etwas. „Eigenständige Abstimmung der Kreditorenkonten und Klärung offener Differenzen mit dem Einkauf“ beschreibt eine Aufgabe, die sich im Gespräch nachvollziehen lässt.

Zum Ausfüllen: Die drei bis fünf wichtigsten Aufgaben sind …

Welche Verantwortung und welche Schnittstellen hat die Position?

Legen Sie fest, welche Ergebnisse die Person selbstständig liefert, welche Entscheidungen eine Führungskraft treffen muss und wer fachliche Ergebnisse abnimmt.

Benennen Sie die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung oder einer Konzernzentrale. Wird im Arbeitsalltag eine bestimmte Sprache gebraucht, gehört dazu, wofür genau. Bei Führungsrollen kommen Teamgröße und Art der Führungsverantwortung hinzu.

Zum Ausfüllen: Die Person verantwortet … und arbeitet dabei mit … zusammen.

Was ist unverzichtbar, was lässt sich entwickeln?

Muss-Kriterien sind unverzichtbare Kenntnisse oder Erfahrungen, ohne die die wesentlichen Aufgaben nicht zuverlässig laufen. Kann-Kriterien sind hilfreich, lassen sich aber durch Einarbeitung oder Weiterbildung aufbauen.

Diese Trennung verhindert, dass jede Gewohnheit der bisherigen Stelleninhaberin oder des bisherigen Stelleninhabers zur Pflicht wird. Fragen Sie bei jedem Muss-Kriterium: Für welche Aufgabe wird es gebraucht, und wie lässt es sich im Gespräch an beruflicher Erfahrung nachvollziehen?

Zum Ausfüllen: Unverzichtbar ist …, weil … Entwickelbar ist …

Welche fachliche Umgebung gehört zur Position?

Zur Einordnung gehören die Aufgaben bei Abschlüssen, die anzuwendenden Rechnungslegungsstandards, soweit sie für die Rolle relevant sind, die Systemlandschaft und die vorhandenen Prozesse.

Unterscheiden Sie zwischen Erfahrung in einer bestimmten Software und dem fachlichen Verständnis dahinter. Wer das System von Beginn an beherrschen muss, braucht ein anderes Profil als jemand mit Zeit für eine strukturierte Einarbeitung.

Zum Ausfüllen: Die Position arbeitet mit … und übernimmt bei Abschlüssen …

Welcher Rahmen gilt für die Position?

Arbeitsort, Wochenarbeitszeit, mobiles Arbeiten, Gehaltsrahmen und gewünschter Eintritt gehören früh in die Abstimmung, denn sie entscheiden mit darüber, für wen die Stelle infrage kommt. Beschreiben Sie auch die realistische Entwicklung der Rolle, ohne eine mögliche spätere Aufgabe wie eine zugesagte Beförderung darzustellen.

Ist die Position bereits vakant, planen Sie die Zeit bis zum Eintritt: Kann das Team die Aufgaben tragen, oder verbinden Sie die Suche mit einem Interim-Einsatz, wie bei Finance Plus beschrieben? Für den Fall brauchen Sie außerdem einen Übergabeplan.

Zum Ausfüllen: Der Rahmen der Position ist … Die geplante Einarbeitung umfasst …

Wie bereiten Sie den Auswahlprozess vor?

Legen Sie fest, wer die fachlichen Gespräche führt, welche Fragen gemeinsam beurteilt werden und wer am Ende entscheidet. Verwenden Sie für vergleichbare Gespräche dieselben wesentlichen Kriterien, und vereinbaren Sie, wer die Rückmeldung nach einem Gespräch bündelt.

Halten Sie fest, welche Unsicherheiten sich durch Rückfragen klären lassen und welche Anforderungen tatsächlich fehlen. So bleiben Rückmeldungen konkret.

Zum Ausfüllen: An der Auswahl beteiligt sind … Entscheidend sind diese Kriterien: …

Wie wird aus einem ungenauen Kriterium ein konkretes?

Ein ungenaues Kriterium nennt keine Aufgabe. Ein Beispiel, redaktionell und kein Kundenfall:

• Zu ungenau: „Mehrjährige Erfahrung und hohe Zahlenaffinität.“
• Konkreter: „Die Person hat Kontenabstimmungen selbstständig durchgeführt, Differenzen nachvollziehbar geklärt und die Ergebnisse für den Monatsabschluss dokumentiert.“

Das Beispiel ist kein allgemeines Pflichtkriterium. Es zeigt, wie eine fachliche Erwartung an eine tatsächliche Aufgabe gebunden wird.

Was sollten Sie vor dem ersten Gespräch bereithalten?

Eine fertige Stellenanzeige ist hilfreich, aber keine Voraussetzung. Diese fünf Punkte genügen für den Anfang:

• Drei bis fünf konkrete Aufgaben, die den Kern der Position bilden
• Unverzichtbare fachliche Kenntnisse und erforderliche Systemerfahrung
• Gehaltsrahmen, Arbeitsort und Arbeitsmodell
• Beteiligte Personen und Ablauf der Auswahlgespräche
• Gewünschter Starttermin und mögliche Übergangslösungen

Wie geht es nach dem Anforderungsprofil weiter?

Mit dem fertigen Profil beginnt die Suche. Den Ablauf, vom ersten Gespräch bis zum Start, beschreibt unsere Seite zum Ablauf der Zusammenarbeit. Fallen die Aufgaben nur für einen begrenzten Zeitraum an, hilft das Projektbriefing für einen Interim Buchhalter weiter.