Zugriffsrechte im Interim-Einsatz: ERP, Bank, DATEV und Vier-Augen-Prinzip
Ein Interim-Einsatz im Finanzbereich berührt reale Systeme, aber nicht alle. Diese Seite ordnet ein, welche Zugänge in der Praxis üblich sind und wie das Vier-Augen-Prinzip dabei erhalten bleibt.
Der Einwand, der vor der Beauftragung kommt
Bevor eine Zusammenarbeit beginnt, taucht fast immer dieselbe Frage auf: Wer bekommt eigentlich Zugriff auf welches System, und wie bleibt die Kontrolle im Haus? Diese Seite beantwortet das für die Bereiche, um die es in der Praxis am häufigsten geht: das Buchhaltungs- oder ERP-System, den Bankzugang, ein System wie DATEV und das Vier-Augen-Prinzip selbst.
ERP- oder Buchhaltungssystem: Ein Finance Professional arbeitet in Ihrem System, mit einem eigenen Zugang und den Rechten, die die Aufgabe braucht, nicht mehr.
Bankzugang: Zahlläufe vorbereiten ist etwas anderes als sie freigeben. Die Freigabe bleibt bei einer Person im Haus des Unternehmens.
Ein System wie DATEV: Viele Unternehmen buchen darin. Ein Finance Professional arbeitet mit den Rechten, die für seine Aufgabe eingerichtet sind, das System selbst bleibt Ihres.
Das Vier-Augen-Prinzip bleibt erhalten
Erfassen und Freigeben liegen bei unterschiedlichen Personen. Das ändert sich mit einem externen Finance Professional nicht, es wird eher deutlicher, weil die Rollen sauber getrennt werden.
| Rolle | Was sie darf | Wer sie üblicherweise hat |
|---|---|---|
| Erfassen | Rechnungen und Buchungen vorbereiten | Der Finance Professional |
| Freigeben | Zahlläufe und Buchungen endgültig bestätigen | Eine Person im Haus des Unternehmens |
| Rechte einrichten und entziehen | Zugänge anlegen, ändern, am Ende eines Einsatzes wieder entziehen | Die IT oder die kaufmännische Leitung des Unternehmens |
Wer dieselbe Person erfassen und freigeben lässt, gibt das Vier-Augen-Prinzip auf, unabhängig davon, ob diese Person im Haus arbeitet oder extern kommt. Ein externer Finance Professional ändert an dieser Regel nichts: Er erfasst, das Unternehmen gibt frei.
Wie ein Zugang üblicherweise entsteht und wieder endet
Vor dem Start: Das Unternehmen legt fest, welche Systeme und welche Rechte die Aufgabe braucht, und richtet einen eigenen Zugang ein.
Während des Einsatzes: Der Finance Professional arbeitet mit diesem Zugang, Freigaben bleiben beim Unternehmen.
Am Ende: Die Rechte werden entzogen, und ein dokumentierter Stand hält fest, welche Zugänge bestanden.
Was das mit einem Systemwechsel zu tun hat
Berechtigungen sind kein Nebenschauplatz, gerade wenn ohnehin ein Systemwechsel oder eine Migration ansteht: Kontenpläne, Schnittstellen und Berechtigungen werden dabei ohnehin neu geordnet. Wie eine solche Migration im Rechnungswesen üblicherweise abläuft, beschreibt der Ratgeber Buchhaltungs- oder ERP-System wechseln.
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