Übergabe-Checkliste: die letzten zehn Arbeitstage vor einer Vakanz
Was am letzten Tag vorliegen soll, entscheidet sich in den zehn Tagen davor. Eine Checkliste für die Übergabe, bevor eine Stelle in der Buchhaltung offen wird, direkt auf dieser Seite, ohne Download.
Warum die letzten zehn Tage über die Lücke entscheiden
Eine Kündigung in der Buchhaltung kommt meist mit einer Kündigungsfrist, aber ohne Vorlauf für eine saubere Übergabe. In der Praxis bleibt genau das liegen, was von außen nicht auffällt: Kontenlogik, Sonderabsprachen, der Grund für einen strittigen Posten. Eine gute Übergabe entsteht nicht am letzten Tag, sie entsteht in den zehn Arbeitstagen davor.
Die Checkliste
Sieben Bereiche, die vor dem letzten Arbeitstag geklärt sein sollten. Keine abschließende Liste, aber ein Anfang, der die größten Lücken abdeckt.
| Bereich | Was fertig sein sollte |
|---|---|
| Zahlungsverkehr | Fällige Zahlläufe sind ausgeführt oder terminiert. Wer nach dem letzten Tag freigeben darf, ist dokumentiert, nicht nur bekannt. |
| Offene Posten | Debitoren und Kreditoren sind aktuell. Mahnstufen und strittige Posten sind mit Grund vermerkt. |
| Abstimmungen | Bank-, Kassen- und Verrechnungskonten sind abgestimmt, nicht nur gebucht. |
| Zuarbeit zum Abschluss | Rückstellungen sind vorbereitet, offene Rückfragen der Steuerberatung sind beantwortet oder mit Status vermerkt. |
| Ungeschriebenes Wissen | Kontenlogik, Sonderabsprachen mit einzelnen Kunden und Lieferanten, Fristen, die in keinem System stehen. |
| Zugänge | Eine Liste, wer worauf Zugriff hat: Buchhaltungssystem, Bankportal, Kontenrahmen. Und wer diese Rechte nach der Übergabe anpasst. |
| Dokumentation | Ein kurzer, schriftlicher Übergabestand statt eines mündlichen Gesprächs am letzten Tag. |
Wie die Checkliste entsteht, statt sie am letzten Tag zu improvisieren
Drei Zeitpunkte, an denen sich zeigt, ob die Übergabe rechtzeitig fertig wird.
Zehn Arbeitstage vorher: Bestandsaufnahme der sieben Bereiche. Was fehlt, wird jetzt sichtbar, nicht erst am letzten Tag.
Fünf Arbeitstage vorher: offene Punkte werden geklärt, nicht erst notiert. Strittige Posten bekommen einen Vermerk mit Grund.
Letzter Arbeitstag: der schriftliche Übergabestand liegt vor, Zugänge und Berechtigungen sind aufgelistet.
Wenn die zehn Tage nicht reichen
Nicht jede Kündigung lässt zehn Arbeitstage Vorlauf. Fehlt die Zeit für eine saubere Übergabe im Haus, überbrückt ein Interim Finance Professional die laufenden Aufgaben und arbeitet die Punkte dieser Checkliste zu Beginn des Einsatzes selbst durch, statt sie fertig übergeben zu bekommen. Welche vier Wege es dafür grundsätzlich gibt, beschreibt die Seite Vakanz in der Buchhaltung überbrücken.
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