Monatsabschluss in Verzug: was in den ersten 72 Stunden zu tun ist
Wenn der Monatsabschluss steht, statt fertig zu sein, zählt in den ersten drei Tagen vor allem eines: der Überblick. Diese Übersicht sortiert, was fehlt, woran es liegt und was als Nächstes passiert, bevor irgendwo nachgearbeitet wird. Erst danach steht die Frage an, ob ein Interim Finance Professional die Lücke schließen soll.
Warum ein hängender Monatsabschluss zuerst einen Überblick braucht
Ein verspäteter Monatsabschluss zieht Kreise: Reporting, Liquiditätsblick und teils externe Termine hängen daran. Wer zuerst wild nacharbeitet statt zu sortieren, verliert genau die Zeit, die ohnehin knapp ist. Meist ist nicht die fehlende Arbeitskraft an sich das Problem, sondern die fehlende Reihenfolge, in der gearbeitet wird.
Berichte hängen daran: Controlling, Geschäftsführung und teils die Bank warten auf Zahlen, die erst aus dem fertigen Abschluss kommen. Ohne diese Zahlen verschiebt sich auch die nächste Entscheidung.
Die Lücke wird nicht kleiner: Ein Rückstand aus einem Monat trägt sich in den nächsten, wenn er nicht klar benannt wird, und die Buchungen zweier Monate vermischen sich zunehmend.
Aktionismus kostet Zeit: Ohne eine kurze Bestandsaufnahme wird oft zuerst an der falschen Stelle gearbeitet, während die eigentliche Lücke liegen bleibt.
Die ersten 72 Stunden: drei Schritte zum Überblick
Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tempo. Diese drei Schritte helfen, den Rückstand einzuordnen, bevor Aufgaben verteilt oder Zusatzschichten angeordnet werden.
Stunde 0 bis 24: Bestandsaufnahme. Welche Konten sind offen, welche Belege fehlen, welche Buchungen stehen noch aus. Eine Liste statt eines Gefühls, am besten schriftlich und mit Datum je Position.
Stunde 24 bis 48: Ursache eingrenzen. Ist es eine einzelne Lücke, etwa eine offene Stelle oder ein liegen gebliebener Prozessschritt, oder ein grundsätzliches Kapazitätsproblem, das sich schon länger abgezeichnet hat.
Stunde 48 bis 72: Entscheidung. Reicht die vorhandene Mannschaft mit klarer Priorität, oder braucht es für die nächsten Wochen zusätzliche Kapazität, damit der Rückstand nicht in den Folgemonat wandert.
Wann eine zusätzliche Kapazität sinnvoll ist
Zeigt die Bestandsaufnahme, dass die Lücke an einer einzelnen Stelle liegt, etwa weil eine Position im Rechnungswesen offen ist oder eine Krankheitswelle das Team schwächt, kann ein Interim Finance Professional die laufende Buchhaltung übernehmen und an den Abstimmungen mitarbeiten, die zum Monatsabschluss führen. Wie eine solche Übergangslösung aussehen kann, beschreibt Vakanz in der Buchhaltung überbrücken.
Zeigt sie dagegen ein grundsätzliches Kapazitätsproblem, lohnt zusätzlich ein Blick auf Controlling & Reporting, damit der nächste Monatsabschluss besser planbar wird. Liegt die Ursache erkennbar im Ablauf selbst, etwa weil Belege auf Zuruf statt über einen festen Prozess erfasst werden, gehört auch ein Blick auf Prozessoptimierung & Digitalisierung in die Überlegung. Wie eine Zusammenarbeit im Einzelnen abläuft, steht auf Zusammenarbeit.
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