Projektcontrolling Filmproduktion

Ausgangssituation

Eine Produktionsfirma im Bereich Markenfilm und Werbeproduktion produziert mehrere Projekte gleichzeitig – für Marken und Agenturen unterschiedlicher Größe. Aufwendungen entstehen auf vielen Ebenen parallel: Technik, Locations, Crewkosten, Catering, Postproduktion. Hinzu kommt die Abrechnung von Comparsen sowie die fristgerechte Rechnungsstellung an die Auftraggeber.

Ein projektbezogenes Controlling fehlte: Kosten und Erlöse wurden gesamthaft gebucht, nicht je Projekt. Die Geschäftsführung hatte keinen Überblick, welches Projekt profitabel war – und welches nicht. Gleichzeitig lief die laufende Buchhaltung hinter dem Projektgeschehen her.

Die Herausforderungen im Überblick

Kein Projektcontrolling: Aufwendungen und Erträge nicht projektbezogen auswertbar
Laufende Buchungsvorfälle in mehreren parallelen Projekten ohne klare Zuordnung
Comparsen-Abrechnungen mussten verarbeitet und weiterberechnet werden
Ausgangsrechnungen an Auftraggeber wurden nicht systematisch und termingerecht gestellt
Geschäftsführung ohne verlässliche Zahlen zum Projekterfolg

Was der Finance Professional übernommen hat

Der Finance Professional wurde beauftragt, sowohl die laufende Buchführung als auch ein vollständiges Projektcontrolling für alle aktiven Produktionen zu übernehmen.

Aufbau einer projektbezogenen Controlling-Struktur (Aufwendungen und Erträge je Projekt)
Laufende Erfassung und Verbuchung aller Projektaufwendungen
Verarbeitung und Verbuchung der Comparsen-Abrechnungen
Weiterberechnung der Comparsen-Kosten an die jeweiligen Auftraggeber
Erstellung und Versand der Ausgangsrechnungen an Auftraggeber (Marken, Agenturen)
Überwachung der Zahlungseingänge
Regelmäßige Projektauswertungen für die Geschäftsführung (Kosten vs. Budget vs. Erlöse)

Vorgehen

1

Strukturierung

Gemeinsam mit der Geschäftsführung: Welche Projekte sind aktiv? Welche Kostenarten fallen je Projekt an? Wie sieht die Abrechnungslogik mit den Auftraggebern aus? Ergebnis: klare Projekt- und Kontenstruktur als Grundlage für alle Buchungen.

2

Laufende Buchung parallel zum Produktionsbetrieb

Eingangsrechnungen werden unmittelbar bei Eingang verbucht und dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Kein Buchungsrückstand, keine Zurückweisung durch fehlende Informationen. Comparsen-Abrechnungen werden gesammelt, geprüft und verarbeitet.

3

Ausgangsrechnungen und Zahlungsmanagement

Rechnungsstellung an Auftraggeber nach Projektmeilenstein oder Abschluss. Überwachung der Zahlungseingänge. Mahnprozesse bei Verzug.

4

Projektauswertung für die Geschäftsführung

Nach Abschluss jedes Projekts: vollständige Kosten-Erlös-Auswertung. Laufend: monatliche Übersicht über alle aktiven Projekte.

Ergebnis

Projektbezogenes Controlling aufgebaut: Aufwendungen und Erträge je Projekt in Echtzeit auswertbar
Keine ungeklärten Buchungsvorfälle mehr – alle Projektkosten korrekt zugeordnet
Comparsen-Abrechnungen vollständig und termingerecht verarbeitet und weiterberechnet
Ausgangsrechnungen pünktlich gestellt – Zahlungseingänge verbessert
Geschäftsführung kann erstmals je Projekt beurteilen, ob ein Auftrag profitabel war
Grundlage für bessere Kalkulation zukünftiger Produktionen geschaffen

Fazit

„In der Filmproduktion läuft der Betrieb schnell, die Buchführung kommt oft hinterher. Wer mehrere Projekte parallel dreht, braucht keine Monatsauswertung nach dem Abschluss – er braucht eine laufende Übersicht während der Produktion. Genau das haben Finance Professionals aufgebaut.“

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