Vakanz in der Buchhaltung überbrücken: welche Optionen es gibt

Für die Zeit dazwischen gibt es vier Wege. Sie unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern vor allem in dem, was hinterher übrig bleibt: abgestimmte Konten und ein dokumentierter Stand, oder ein Stapel, den die neue Kollegin als Erstes abarbeitet.

Was bei einer offenen Stelle zuerst liegen bleibt

Nicht die laufende Buchung reißt zuerst. Belege werden meistens noch irgendwie erfasst. Liegen bleibt, was niemand von außen anmahnt.

Offene Posten und Mahnwesen. Forderungen altern still, und der Effekt zeigt sich erst Wochen später in der Liquidität.

Abstimmungen. Bank, Kasse, Verrechnungskonten, durchlaufende Posten. Ohne Abstimmung sind die Zahlen im Monatsbericht nicht belastbar.

Fristgebundenes. Meldungen, Löhne, Zahlläufe. Diese Termine verschieben sich nicht, nur weil eine Stelle offen ist.

Zuarbeit zum Jahresabschluss. Kontenklärung, Nachweise, Antworten auf Rückfragen. Was hier fehlt, wird später aufwendig, weil dann jemand rekonstruieren muss, was im Sommer passiert ist.

Wissen. Warum ein Konto so bebucht wird, welcher Kunde welche Sonderabsprache hat, wo die Vorlage für den Zahllauf liegt. Das steht selten irgendwo geschrieben.

Der letzte Punkt ist der unangenehmste, weil er in keiner Liste auftaucht. Er zeigt sich erst, wenn jemand Neues fragt und niemand antworten kann.

Vier Wege, die Lücke zu überbrücken

Option 1: Aufgaben intern umverteilen

Der erste Reflex, und für zwei oder drei Wochen oft der richtige. Die Kollegin aus der Kreditorenbuchhaltung übernimmt zusätzlich die Debitoren, die kaufmännische Leitung gibt Zahlläufe frei.

Dafür spricht: keine zusätzlichen Kosten, keine Einarbeitung, das Wissen bleibt im Haus.

Dagegen spricht: Es funktioniert nur bei kurzen Lücken. Wer vorher ausgelastet war, priorisiert das eigene Kerngeschäft, und die übernommenen Aufgaben rutschen nach hinten. Bei ungewohnten oder abschlussnahen Tätigkeiten steigt das Fehlerrisiko. Und die Vier-Augen-Kontrolle leidet, wenn dieselbe Person erfasst und freigibt.

Passt, wenn die Lücke überschaubar ist, die Aufgaben klar abgrenzbar sind und im Team jemand fachlich nachrücken kann.

Option 2: Externe Sachbearbeitung einkaufen

Zusätzliche Kapazität für klar beschriebene Sachbearbeitung, zeitlich befristet und nach Vorgabe.

Dafür spricht: kurzfristig verfügbar, gut kalkulierbar, für klar beschriebene Sachbearbeitung eine saubere Lösung. Bei Belegerfassung, Rechnungsprüfung oder Kontierung nach Vorgabe spielt dieser Weg seine Stärke aus.

Dagegen spricht: Erfahrung und Fachtiefe sind begrenzt. Abstimmungen, Sonderfälle und die Zuarbeit zum Abschluss verlangen Urteilsvermögen, das auf diesem Weg selten mitkommt.

Passt, wenn es um Menge geht und nicht um Beurteilung: viel Volumen, klare Regeln, überschaubare Komplexität.

Option 3: Ein Interim Manager auf Zeit

Eine erfahrene Fachkraft oder Führungskraft arbeitet für einen festgelegten Zeitraum im Team des Unternehmens mit, in der Regel auf Basis eines Dienst- oder Projektvertrags. Was Interim Management im Finance-Bereich genau bedeutet, steht im Ratgeber Interim Management im Finance.

Dafür spricht: Erfahrung ab Tag eins. Wer schon in mehreren Buchhaltungen gearbeitet hat, erkennt in wenigen Tagen, wo es klemmt, und braucht keine monatelange Einarbeitung. Der Einsatz ist an den Anlass gekoppelt und endet mit ihm. Häufig entsteht nebenbei Dokumentation, die vorher fehlte.

Dagegen spricht: Die Kosten auf Stunden- oder Tagessatzbasis liegen über den umgerechneten Kosten einer Festanstellung. Wer nur Belege erfassen lassen will, zahlt für Erfahrung, die er nicht braucht. Und der Einsatz endet, das Wissen muss also aktiv übergeben werden. Ohne verabredete Übergabe verpufft ein Teil der Wirkung.

Passt, wenn Verantwortung mitübernommen werden soll, Abstimmungen und Sonderfälle anstehen, ein Projekt parallel läuft oder eine Führungsposition offen ist. Für den letzten Fall lohnt der Blick in Wann lohnt sich ein Interim CFO.

Option 4: Warten, bis die Nachfolge da ist

Auch das ist eine Entscheidung, und sie ist nicht automatisch falsch.

Dafür spricht: keine Zusatzkosten, kein Abstimmungsaufwand. Liegt eine unterschriebene Zusage vor und läuft nur noch die Kündigungsfrist der neuen Kollegin, ist Warten meist die vernünftigste Variante.

Dagegen spricht: Ohne Zusage im Haus wird aus Warten ein offener Zeitraum ohne Ende. Der Rückstand wächst dabei nicht gleichmäßig, sondern in Schüben, weil Monats- und Quartalstermine dazukommen. Und die neue Kollegin startet mit Altlasten statt mit dem laufenden Geschäft, was Einarbeitung und Probezeit belastet.

Passt, wenn die Nachfolge unterschrieben ist und der Zeitraum bekannt.

Die vier Optionen im Vergleich

Was ein Interim Manager im Finance tatsächlich übernimmt

Hier gibt es ein verbreitetes Missverständnis: dass externe Unterstützung im Rechnungswesen vor allem Belege erfasst. Das trifft auf einen Interim Manager nicht zu.

Ein Interim Manager im Finance arbeitet im Team des Unternehmens und übernimmt Verantwortung für seinen Bereich. Typisch sind drei Ebenen:

Operativ. Kreditoren und Debitoren führen, Zahlläufe verantworten, Konten klären, offene Posten aufräumen, Abstimmungen sauber halten. Nicht als Zuträger, sondern als die Person, die den Bereich führt, solange sie da ist.

Projektbezogen. Systemumstellungen begleiten, einen Rechnungseingangs-Workflow aufbauen, Stammdaten vor einer Migration sortieren, Berechtigungen und Freigabegrenzen neu ordnen. Also genau die Aufgaben, für die im Alltag niemand Zeit hat.

Strukturell. Erkennen, warum eine Aufgabe immer an derselben Stelle hängen bleibt, und einen Ablauf vorschlagen, der auch nach dem Einsatz trägt. Dokumentation gehört dazu, nicht als Nebenprodukt, sondern als Ergebnis.

Bei der Jahresabschluss-Vorbereitung arbeitet ein Interim Manager dem Abschluss zu: Konten klären, Nachweise zusammenstellen, Rückfragen aus Prüfung und Abschluss beantworten. Je vollständiger die Unterlagen sind, desto weniger Rückfragen kommen zurück.

Fünf Fragen, die die Entscheidung eingrenzen

1. Wie lange dauert die Lücke voraussichtlich, und ist die Nachfolge schon unterschrieben?
2. Geht es um Menge oder um Beurteilung? Belegerfassung ist etwas anderes als Kontenklärung.
3. Welche Termine fallen in den Zeitraum? Monatsabschluss, Meldungen, Prüfung, Systemumstellung.
4. Wer im Haus kann fachlich beurteilen, was die Unterstützung tut? Ganz ohne Gegenüber wird jede externe Lösung mühsam.
5. Was soll am letzten Tag der Überbrückung vorliegen? Diese Frage vor dem Start zu klären, verändert das Ergebnis mehr als die Wahl des Wegs.

Wer beim ersten Punkt unsicher ist, findet in Interim-Bedarf erkennen eine Sortierhilfe. Weitere Themen für Unternehmen sammelt der Ratgeber für Unternehmen.

Kombinieren ist erlaubt

Die vier Wege schließen sich nicht aus. Häufig sinnvoll: die ersten zwei Wochen intern umverteilen, parallel die Nachfolge suchen und einen Interim Manager nur für die Aufgaben holen, die intern niemand abdecken kann. Oder externe Sachbearbeitung für das Volumen und einen erfahrenen Interim Manager für Abstimmungen und Zuarbeit.

Wer eine Lücke in der Buchhaltung überbrücken will, entscheidet also nicht zwischen vier Paketen. Er verteilt Aufgaben.

Welches Profil zu einer Situation passt, lässt sich in einem Gespräch schneller klären als in einer Ausschreibung. Wie ein Einsatz bei uns abläuft, steht unter Zusammenarbeit.