Jahresabschlussprüfung vorbereiten: was der Wirtschaftsprüfer anfordert und wann

1. Wann die Vorbereitung tatsächlich beginnt

In vielen Unternehmen beginnt die Vorbereitung erst, wenn der Termin des Wirtschaftsprüfers feststeht. Das ist verständlich, aber es ist ungefähr ein halbes Jahr zu spät.

Der Grund liegt in der Art der Arbeit. Eine Jahresabschlussprüfung fragt nicht nach Einschätzungen, sie fragt nach Nachweisen. Und Nachweise entstehen nicht im Frühjahr, sie entstehen über das ganze Jahr, jedes Mal, wenn gebucht wird. Wer im Februar anfängt zu suchen, sucht nach Belegen zu Vorgängen, die zehn Monate zurückliegen und an die sich niemand mehr erinnert.

Ein üblicher Ablauf bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht:

Auffällig ist die dritte Zeile. Die Prüfungsphase ist nicht die arbeitsintensivste, aber die unplanbarste. Anfragen kommen in Wellen, sie kommen kurzfristig, und sie treffen ein Team, das gleichzeitig das laufende Jahr bucht.

2. Was der Wirtschaftsprüfer anfordert: die Checkliste

Die Anforderungsliste unterscheidet sich von Prüfer zu Prüfer im Detail, aber der Kern ist stabil. Es geht immer darum, dass jede Zahl im Abschluss auf etwas zurückgeführt werden kann, das unabhängig von der Buchhaltung existiert.

Saldenlisten und Kontennachweise.
Zu jedem Bilanzposten die Zusammensetzung: welche Einzelposten ergeben den Saldo, und stimmt die Summe mit der Buchhaltung überein. Das klingt trivial und ist der häufigste Zeitfresser, weil solche Nachweise oft erst erstellt werden müssen.

Verträge und Vereinbarungen.
Miet-, Leasing- und Darlehensverträge, Versicherungen, Bonusvereinbarungen, wesentliche Kunden- und Lieferantenverträge. Der Prüfer will sehen, ob die Buchung dem entspricht, was vereinbart wurde.

Bestätigungen von außen.
Bankbestätigungen, Saldenbestätigungen von Kunden und Lieferanten, Auskünfte von Rechtsberatern. Diese Unterlagen kommen von Dritten, und das ist der Teil, den niemand beschleunigen kann. Wer sie spät anfordert, wartet spät.

Nachweise zur Inventur.
Zähllisten, Bewertungsunterlagen, Erklärungen zu Differenzen. Bei Vorräten kommt die Frage nach der Bewertung dazu, und die ist selten in einem Satz beantwortet.

Begründungen zu Abgrenzungen und Bewertungen.
Rückstellungen, Abgrenzungen, Wertberichtigungen. Hier zählt nicht die Buchung, sondern warum so gebucht wurde. Eine Begründung, die beim Buchen notiert wurde, dauert Sekunden. Dieselbe Begründung ein Jahr später zu rekonstruieren, dauert einen halben Tag.

3. Die vier Stellen, an denen die meiste Zeit verloren geht

Der Nachweis liegt nicht bei der Buchung.
Vertrag im Postfach der Geschäftsführung, Lieferschein im Einkauf, Zahlungsbeleg im Online-Banking. Fachlich ist das kein Problem. Zeitlich schon, denn jede Anfrage des Prüfers wird damit zu einer internen Suche über mehrere Abteilungen.

Es gibt keine feste Ansprechperson.
Wenn Anfragen des Wirtschaftsprüfers jeweils dort landen, wo gerade jemand erreichbar ist, entstehen Doppelarbeit und widersprüchliche Auskünfte. Eine benannte Person, die den Überblick behält, spart mehr Zeit als jede Vorlage.

Die Vorbereitung läuft neben dem Tagesgeschäft.
Das laufende Jahr wird weiter gebucht, Zahlläufe stehen an, der Monatsabschluss kommt. Die Vorbereitung bekommt die Reste, und Reste gibt es im ersten Quartal selten.

Offene Punkte aus dem Vorjahr sind noch offen.
Ein Sachverhalt, der im letzten Jahr Diskussion gekostet hat, kostet sie wieder, wenn niemand festgehalten hat, wie er ausgegangen ist. Der teuerste Nachweis ist der, den man schon einmal erbracht hat.

4. Was sich im Herbst erledigen lässt und was nicht

Nicht alles lässt sich vorziehen. Der Abschluss selbst entsteht erst nach dem Stichtag. Aber ein großer Teil der Arbeit, die im Frühjahr als Prüfungsvorbereitung erscheint, ist eigentlich laufende Arbeit, die liegen geblieben ist.

Die rechte Spalte ist kürzer als die linke, und genau das ist der Punkt. Der überwiegende Teil der Prüfungsvorbereitung ist Aufräumarbeit im laufenden Jahr, keine Abschlussarbeit.

5. Wenn das Team die Vorbereitung nicht nebenher schafft

Die Vorbereitung einer Jahresabschlussprüfung ist selten eine Frage der Fachkenntnis. Sie ist eine Frage der Kapazität, und zwar in einem Zeitraum, in dem die Kapazität ohnehin knapp ist.

Wo diese Kapazität fehlt, arbeiten unsere Finance Professionals der Jahresabschlussprüfung zu. Konkret heißt das: Kontenabstimmungen und Nachweise erstellen, fehlende Unterlagen zusammentragen, Bank- und Saldenbestätigungen vorbereiten und den Rücklauf nachhalten, Rückfragen des Wirtschaftsprüfers beantworten und die Klärungen dokumentieren, damit sie im nächsten Jahr nicht wieder anfallen.

Ebenso häufig ist der umgekehrte Zuschnitt: Der Finance Professional hält das laufende Rechnungswesen am Laufen, während das eigene Team sich auf den Abschluss und die Jahresabschlussprüfung konzentriert. Welcher der beiden Wege passt, entscheidet sich daran, wo das Wissen sitzt.

Dazu kommt ein dritter Zuschnitt, der in der Praxis oft übersehen wird: das Projekt neben dem Tagesgeschäft. Ein Systemwechsel im Rechnungswesen, die Einführung einer neuen Buchhaltungs- oder ERP-Software (ERP ist das System, in dem ein Unternehmen seine Abläufe führt), eine Prozessoptimierung, also das Neuordnen von Abläufen rund um Monats- und Jahresabschluss, oder ein größerer Umbau des Finanzbereichs — solche Vorhaben verschwinden nicht, nur weil gerade die Jahresabschlussprüfung ansteht. Sie fallen häufig sogar in denselben Zeitraum. Unsere Finance Professionals übernehmen diese Projekte und verantworten sie, statt sie nur zu begleiten. Läuft beides gleichzeitig, ist die Frage nicht mehr, ob die Kapazität reicht, sondern wer das Projekt führt und wer die Prüfungsvorbereitung trägt.

Wie eine Zusammenarbeit abläuft, steht in drei Phasen auf unserer Seite Zusammenarbeit. Was ein Finance Professional im Tagesgeschäft übernimmt, steht unter Operatives Accounting. Ein Beispiel dafür, wie offene Buchungsthemen vor einem Abschluss bereinigt wurden, finden Sie in unserem Praxisbeispiel aus einem IT-Unternehmen.