Typische Ausgangssituation

In einem Industrie- oder Maschinenbaubetrieb wächst das Auftragsvolumen häufig schneller als die Kapazität in der Buchhaltung. Nachkalkulation, Lagerbewertung und die Buchhaltung des Anlagevermögens laufen dann oft parallel zum Tagesgeschäft mit, ohne dass eine Stelle ausschließlich dafür zuständig ist. Kommt ein Wechsel des ERP-Systems, ein Ausfall im Team oder eine größere Investition in den Maschinenpark hinzu, gerät die laufende Buchhaltung zusätzlich unter Druck.

Häufig fehlt eine saubere Nachkalkulation je Auftrag: Material-, Rüst- und Fertigungskosten werden zwar erfasst, aber nicht durchgängig dem einzelnen Auftrag zugeordnet. Die Geschäftsführung kennt dann das Gesamtergebnis, aber nicht, welcher Auftragstyp tatsächlich trägt und welcher nicht.

Typische Herausforderungen im Überblick

Nachkalkulation und Lagerbewertung laufen nicht systematisch je Auftrag oder Charge
Abschreibungspläne für den Maschinenpark sind nicht durchgängig gepflegt, besonders bei einem Wechsel im Team
Ein ERP-Wechsel bindet Kapazität, während die laufende Buchhaltung parallel weiterlaufen muss
Export- und Zollvorgänge bringen zusätzliche Buchungsschritte in die laufende Abwicklung
Auftragsspitzen bringen kurzfristig zusätzlichen Buchungsaufwand, den das vorhandene Team allein kaum auffangen kann

Was der Finance Professional übernimmt

Ein Finance Professional übernimmt die laufende Buchhaltung und die Kalkulation dort, wo sie im Betrieb sonst liegen bleiben, und bringt sie in eine belastbare Struktur.

Aufbau oder Nachschärfung einer Nachkalkulation je Auftrag oder Fertigungsauftrag
Laufende Bestands- und Lagerbewertung, abgestimmt mit Fertigung und Einkauf
Pflege der Anlagenbuchhaltung und der Abschreibungspläne für den Maschinenpark
Laufende Buchhaltung während eines ERP-Wechsels oder einer Systemumstellung
Vorbereitung der Zahlen für den Monats- und Jahresabschluss, abgestimmt mit dem Steuerberater
Ansprechpartner für Fertigung, Einkauf und Geschäftsführung in Kalkulationsfragen

Vorgehen

1

Bestandsaufnahme

Geklärt wird, welche Aufträge aktuell laufen, welche Kostenarten je Auftrag anfallen und welche Abschreibungspläne im System hinterlegt sind. Daraus entsteht eine Kosten- und Kontenstruktur, die zur Fertigung passt.

2

Laufende Buchung im Takt der Fertigung

Eingangsrechnungen und Materialbuchungen werden dem jeweiligen Auftrag zugeordnet, sobald sie anfallen. Bestände und Rüstzeiten fließen laufend in die Nachkalkulation ein.

3

Abstimmung mit Fertigung und Einkauf

Mengen- und Kostendaten werden regelmäßig mit den beteiligten Abteilungen abgeglichen, damit die Kalkulation die tatsächliche Auftragslage widerspiegelt.

4

Auswertung für die Geschäftsführung

Zu festen Terminen liegt eine Auswertung vor, welcher Auftragstyp welchen Deckungsbeitrag bringt, als Grundlage für Preis- und Kapazitätsentscheidungen.

Was am Ende steht

Eine Nachkalkulation, die Kosten und Erlöse je Auftrag sichtbar macht
Eine aktuelle Lagerbewertung, abgestimmt mit Fertigung und Einkauf
Eine gepflegte Anlagenbuchhaltung mit dokumentierten Abschreibungsplänen
Eine laufende Buchhaltung, die auch während eines Systemwechsels nicht ins Stocken gerät
Eine Struktur, die im Betrieb bleibt, wenn der Einsatz endet

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