E-Rechnungspflicht im Mittelstand:
Was bis wann zu tun ist
Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern geltendes Recht. Empfangen müssen Unternehmen elektronische Rechnungen bereits seit 2025 – und die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, rückt mit festen Fristen näher. Dieser Artikel ordnet ein, was wirklich gilt, bis wann Sie was umgesetzt haben müssen und wo in der Praxis die Fallstricke liegen.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (ein reines Datenformat) und ZUGFeRD (ein Hybrid aus PDF und eingebettetem Datensatz).
Der Unterschied ist entscheidend: Eine PDF wird von einem Menschen gelesen, eine E-Rechnung von einem System verarbeitet. Genau darum geht es dem Gesetzgeber – um durchgängig digitale, prüfbare Prozesse. Eine eingescannte oder als PDF verschickte Rechnung erfüllt die Pflicht nicht, auch wenn sie „digital“ wirkt.
Vorteile einer frühzeitigen Umstellung
- Planungssicherheit statt Druck kurz vor dem Stichtag
- Durchgängig digitale, maschinell prüfbare Rechnungsprozesse
- GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung von Anfang an
- Zeit für Auswahl, Test und einen sauberen Übergang im laufenden Betrieb
Die Fristen im Überblick
Die Umstellung läuft in Stufen. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen.
Empfangen – bereits Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt unabhängig von der Größe. Wer das noch nicht kann, ist bereits im Rückstand.
Ausstellen – gestaffelt nach Umsatz. Hier gelten Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers noch PDF- oder Papierrechnungen ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Übergangsregel für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz – sie müssen dann E-Rechnungen ausstellen.
- Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben bis Ende 2027 Zeit.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze.
Für viele mittelständische Unternehmen heißt das: Der entscheidende Stichtag ist 2027, nicht 2028 – und damit deutlich näher, als es sich anfühlt.
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Was Sie jetzt konkret umsetzen müssen
1. Empfang sicherstellen. Prüfen Sie, ob Ihr System eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisch annehmen und verarbeiten kann. Das ist die akute Pflicht – und die Grundlage für alles Weitere.
2. Ausgangsprozess vorbereiten. Klären Sie mit Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System, ob und wie es E-Rechnungen erzeugt. Manche Systeme können es bereits, andere brauchen ein Update oder eine Zusatzlösung. Je nach Stichtag (2027 oder 2028) bleibt mehr oder weniger Zeit.
3. Stammdaten und Archivierung. E-Rechnungen müssen im strukturierten Format revisionssicher archiviert werden – ein Ausdruck genügt nicht. Auch hier lohnt der frühe Blick auf die GoBD-Anforderungen.
4. Den Stichtag kennen. Rechnen Sie aus, welche Frist für Sie gilt (über/unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz), und planen Sie rückwärts. Eine Umstellung im laufenden Betrieb braucht Vorlauf, Tests und eine saubere Übergangsphase.
Typische Stolpersteine
„Wir machen ja schon PDF.“ Wie oben: PDF ist nicht gleich E-Rechnung. Dieser Irrtum kostet im Zweifel die meiste Zeit, weil die eigentliche Umstellung erst spät erkannt wird.
Insellösungen. Eine E-Rechnung zu erzeugen ist das eine – sie sauber in Buchung, Freigabe und Archiv zu integrieren das andere. Wer nur das Ausgangsformat löst, hat den Prozess nicht zu Ende gedacht.
Den Stichtag verschlafen. 2027 klingt weit weg, ist es aber nicht, wenn man Systemauswahl, Einführung und Test einrechnet. Wer erst im vierten Quartal beginnt, gerät unter Druck.
Mehr zum Thema: Prozessoptimierung & Digitalisierung und Systemwechsel & Migration.
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Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Eine PDF erfüllt die Pflicht nicht.
Muss ich schon heute E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, unabhängig von der Größe.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, bis Ende 2027 Übergang für kleinere Unternehmen, ab 2028 grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze.
Welche Formate sind zulässig?
In Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD – beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931.