Eingangsrechnungsprozess Druckkonzern

Ausgangssituation

Ein Konzern aus der Druck- und Merchandise-Branche – mit Produkten von Fotodrucken und bedruckten Textilien bis hin zu individuellen Werbemitteln – wickelte seine Buchhaltung in DATEV ab. Eingangsrechnungen wurden per E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und dort manuell freigegeben. Kostenstellenstrukturen fehlten. Eine GoBD-konforme Archivierung fand nicht statt.

Das Ergebnis: Rechnungen verschwanden in Postfächern, Skontofristen wurden regelmäßig überschritten, und bei einer Betriebsprüfung hätte die fehlende revisionssichere Ablage zum Problem werden können.

Die Herausforderungen im Überblick

Eingangsrechnungen ohne definierten Freigabeweg – per E-Mail, ohne Nachverfolgung
Keine systematische Kostenstellenstruktur, Rechnungen nicht nach Kostenträgern zuordenbar
Skontofristen wurden aufgrund langer Freigabezeiten regelmäßig versäumt
Keine revisionssichere Archivierung der Belege (GoBD-Anforderung nicht erfüllt)
Mehrere Gesellschaften im Konzern mit unterschiedlichen Prozessen
DATEV als buchführendes System vorhanden, aber keine Schnittstelle zu einem Vorsystem

Was der Finance Professional übernommen hat

Der Finance Professional wurde beauftragt, einen vollständigen digitalen Eingangsrechnungsprozess einzuführen – von der Erfassung über die Freigabe bis zur automatisierten Buchung in DATEV.

Ist-Analyse des bestehenden Rechnungseingangs und Identifikation der Schwachstellen
Auswahl einer geeigneten Software für digitalen Rechnungseingang
Definition der Freigabe-Workflows: Wer gibt was in welcher Reihenfolge frei?
Einführung einer Kostenstellenstruktur abgestimmt auf die Konzernorganisation
Customizing der Software in Beratungsterminen gemeinsam mit dem Mandanten
Technische Anbindung an DATEV als buchführendes System
Pilotbetrieb, Fehlerkorrektur und Go-Live
Schulung der beteiligten Mitarbeiter in allen Gesellschaften

Vorgehen

1

Analyse und Prozessdesign

Aufnahme des IST-Prozesses über alle Gesellschaften. Gemeinsame Definition des SOLL-Prozesses: Wie soll eine Rechnung in Zukunft fließen – von der Eingangserfassung über die sachliche und rechnerische Prüfung bis zur Freigabe und Buchung? Ergebnis: ein dokumentierter Prozessfluss als Grundlage für alle weiteren Schritte.

2

Kostenstellenstruktur

Aufbau einer Kostenstellenhierarchie, die die Konzernstruktur widerspiegelt. Jede Rechnung wird künftig einer Kostenstelle zugeordnet – für Management-Reporting und Controlling auswertbar.

3

Software-Customizing

Iterative Beratungstermine: Das System wird Schritt für Schritt auf die Anforderungen des Mandanten angepasst. Freigabestufen, Eskalationsregeln, Belegnummer-Logik, Skontoüberwachung.

4

DATEV-Anbindung und Test

Einrichtung der Schnittstelle zwischen dem Vorsystem und DATEV. Testläufe mit echten Belegen, Fehlerkorrektur, Sicherstellung der korrekten Kontierung.

5

Go-Live und Schulung

Parallelbetrieb, dann vollständiger Umstieg. Schulung aller beteiligten Mitarbeiter – abteilungsübergreifend, praxisnah.

Ergebnis

Eingangsrechnungen vollständig digital: erfasst, nachverfolgbar, auditierbar
Freigabeprozesse klar definiert und systemseitig erzwungen – keine Rechnung kommt durch ohne Freigabe
Skontofristen werden vom System überwacht; Fristversäumnisse werden vermieden
Jede Rechnung mit Sachverhaltsdokumentation und Kostenstelle – keine ungeklärten Buchungen mehr
Belege GoBD-konform archiviert – Betriebsprüfungssicherheit hergestellt
Buchungen laufen automatisiert aus dem Vorsystem in DATEV
Alle Gesellschaften des Konzerns auf einheitlichem Prozessstand

3

Gesellschaften

auf einheitlichem Prozessstand

~1.500

Eingangsrechnungen / Monat

digital erfasst und auditierbar

ca. 138.000 EUR

Einsparung pro Jahr

durch eingehaltene Skontofristen

Fazit

„Ein per E-Mail weitergeleiteter Rechnungsprozess funktioniert – bis er es nicht mehr tut. Spätestens wenn die Skontofristen systematisch verfehlt werden oder eine Betriebsprüfung die Belegarchivierung unter die Lupe nimmt, zeigt sich, was ein strukturierter Prozess wert ist. Der Aufwand für die Einführung ist überschaubar. Der langfristige Nutzen ist es nicht.“

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